Wilma-viestintä kehittämisen kohteena – tavoitteena koulumaailman arjen helpottaminen

Käyttäjäkyselyssä kartoitettiin niin opettajien, oppilaiden, huoltajien kuin koulujen hallintohenkilöstönkin näkemyksiä ja arjen käyttökokemuksia Wilma-viestinnästä.

Tyytyväisimpiä olivat kyselyn tulosten mukaan opiskelijat ja huoltajat. Huoltajat saavat Wilman kautta arvokasta tietoa oppilaan arjesta koulusta. Oppilaat ja opiskelijat kokevat Wilman hyödyllisenä osana kouluarkea – tutkimuksessa moni totesi, ettei pärjäisi arjessa lainkaan ilman Wilmaa.

Mutta on selvää, että myös kehitettävää löytyy. Erityisesti Wilmaa pitkään käyttäneet ja sitä työssään jatkuvasti tarvitseva opetushenkilöstö tietää, mitä uudistuksia haluaisi Wilman viestintätoimintoihin.

Viestitoimintojen kehittämistarpeet voidaan jakaa neljään kategoriaan:

1. Tiedon löytäminen: Wilmassa ei ole hakutoimintoa, joka hakisi sanoja viestien sisällöistä. Viestien organisointi ja kategorisointi on hankalaa.
2. Tiedon luominen: Viesteihin voi sisällyttää pelkkää tekstiä, eikä liitetiedostojen käyttö ole mahdollista. Aikakatkaisu voi tuhota pitkään kirjoitetun viestin, eikä automaattista tallennusta ole.
3. Tiedon kohdistaminen: Viestien lähettäminen käyttäjärooleittain on vaikeaa. Jotta viestin saa oikealle henkilölle, täytyy tuntea hänen nimensä, ja useiden vastaanottajien viesteissä on vaikeaa seurata, onko kaikki oikeat henkilöt valittu.
4. Tiedon reaaliaikaisuus: Viestintätoimintoa ei voi käyttää pikaviestimäisesti, ja ryhmien väliset keskustelut ovat käytännössä mahdottomia.

Wilman kehitystiimille kehityskohteet eivät tulleet yllätyksenä, mutta heille oli tärkeää saada käyttäjiltä palautetta siitä, mitkä puutteet tuntuvat arjessa eniten. Ohjelmistokehitys on jatkuvaa työtä, ja usein haasteena on ennen kaikkea priorisointi: mitkä ominaisuudet ovat käyttäjille erityisen tärkeitä, ja mitkä niistä on mahdollista toteuttaa kaikkein nopeimmin ja ketterimmin. Nyt parannuksia voidaan tehdä saadun palautteen pohjalta.

Perustuksia valamassa

Viime kesän jälkeen kehitystyöhön onkin saatu uutta suuntaa, ja paljon on jo tehty. Wilman tulevalle viestitoiminnolle on luotu uutta yleisilmettä, ja seuraavaksi kehitetään ominaisuuksia, kuten parempaa viestien hakutoimintoa sekä tehokkaampaa vastaanottajien valintaa.

”Kehitystyö on viime aikoina keskittynyt tulevan viestimallin tutkimiseen sekä rautalankamallien eli sketsien luomiseen. Tällä hetkellä työskentelemme ensimmäisen prototyypin parissa ja seuraavaksi lähdemme testaamaan sitä käyttäjillä. Käyttäjien kuunteleminen ja käyttäjälähtöinen kehitys on kaiken A ja O. Emme kehittäjinä voi lähteä rakentamaan mitään ilman että käymme tarpeet ja ratkaisuehdotuksemme läpi oikeiden käyttäjien kanssa – siitähän näissä testeissä on kyse”, kertoo Wilman kehitystiimin tuotepäällikkö Janne Saarela.

Uudistustyö on aloitettu tärkeimpien olemassa olevien ominaisuuksien päivittämisestä, mutta tulevaisuudessa viestintään on tarkoitus tuoda myös uusia toimintoja. Esimerkiksi mahdollisuutta liitetiedostojen lähettämiseen on toivottu laajasti, ja tulevaisuudessa tämäkin tarve otetaan huomioon.

Mutta askel kerrallaan, ei pidä mennä asioiden edelle! Kattopeltejä ei voi asentaa, ennen kuin perustukset ja seinät ovat valmiit. Nyt työ on keskittynyt Wilman teknisen pohjan vahvistamiseen niin, että viestinnän perustoiminnallisuuksien jatkuva kehittäminen ja rikastaminen olisi mahdollista.

”Viestintätarpeisiin vastaavien teknisten ratkaisujen löytäminen on äärimmäisen tärkeää, sillä ne muodostavat sen järkkymättömän kivijalan, jonka päälle kaikki hienoudet ja käyttäjän arkea helpottavat ominaisuudet rakennetaan”, Saarela muistuttaa.

Visma Enterprise haluaa, että Wilma on toimiva ja helppokäyttöinen työkalu, joka mahdollisimman monin tavoin helpottaa sekä opettajan arkea että kodin ja koulun välistä viestintää. Tavoitteenamme on päästä yhdessä kohti parasta kodin ja koulun välistä viestintää.