Tämä on opettajien Wilma-ohje, jonka selkeiden vinkkien avulla tehostat ja yhtenäistät omaa työajan viestintää sekä viestinvaihtoa koulun ja kodin välillä.
Wilma on Suomen suosituin opetuksen ja oppimisen alusta, joka luo digitaalista opinpolkua aina perusopetuksesta toisen asteen oppilaitoksiin asti sekä helpottaa kotien ja koulun välistä yhteistyötä ja viestintää. Työkalun ansiosta oppijat, vanhemmat ja opettajat löytävät saman tiedon yhdestä paikasta.
Todellisuudessa Wilma on paljon enemmän kuin vain kodin ja koulun välinen viestintäväline. Ei siis ole ihme, jos joku pohtii, miksi toisen paikkakunnan opettajakollegan Wilmasta löytyy ominaisuuksia, joita omasta puuttuu. Sama kysymys saattaa herätä myös kahden eri paikkakunnalla asuvan ystäväperheen keskusteluissa.
Tälle on yksinkertainen selitys: kunnat ja oppilaitokset päättävät itse, mitkä Wilman toiminnot otetaan käyttöön ja kuinka laajasti niitä hyödynnetään. Jos huomaat toisaalla käytössä olevan toiminnon, jonka haluaisit käyttöön myös omaan kouluusi, kannattaa olla yhteydessä oppilaitoksen henkilökuntaan.
Sama pätee myös täysin uusiin ideoihin ja tarpeisiin! Kaivattu toiminto saattaa hyvinkin olla jo olemassa, mutta sitä ei ole vielä otettu käyttöön omassa kunnassa tai oppilaitoksessa.
Toivomme, että tämä ohje auttaa sinua opettajana sujuvoittamaan työajan viestintää sekä vahvistamaan viestintää koulun ja perheiden välillä.
Kaikille yhteiset Wilma-pelisäännöt sujuvoittavat arkea
Erilaisia tapoja käyttää Wilmaa on – ellei nyt yhtä monta kuin opettajia Suomessa – todella paljon. Kun yksi opettaja on tottunut viestimään ohjelman kautta viikoittain, toinen saattaa kertoa palautteen mieluummin suoraan oppijalle itselleen.
Käytitpä Wilmaa miten tahansa, on tärkeää sopia yhteisistä pelisäännöistä sekä kunnan että koulun sisällä. Näin varmistetaan, että viestintä on mahdollisimman yhtenäistä.
Tässä muutamia asioita, joista opettajien ja koulun henkilökunnan kannattaa yhdessä sopia:
- Viestintä koteihin: Lähetetäänkö koteihin viikko- tai kuukausiviestejä tai muita tiedotteita? Mistä yhtenäisestä paikasta huoltajat löytävät tiedotteet? Mitkä asiat “ylittävät uutiskynnyksen”, eli viestitään koteihin? Vai onko periaatteena “no news is good news”?
- Läksyt: Merkitäänkö läksyt Wilmaan vai kirjaavatko oppijat ne itse?
- Liikuntatunnit: Onko liikuntatuntien suunnitelmat koottu yhteen paikkaan, vai tiedotetaanko tarvittavista varusteista Wilma-viestillä? Milloin tiedotus tapahtuu?
- Tuntimerkinnät: Millaiset ovat oman kunnan tai koulun käytännöt tuntimerkintöjen osalta: millaisia merkintöjä on käytössä ja millaisin kriteerein mitäkin merkintää käytetään? Onko käytössä esimerkiksi valmiita positiivisia merkintöjä?
Selkeät ja yhteisesti sovitut pelisäännöt helpottavat kaikkien arkea. Ne auttavat opettajia toimimaan yhtenäisen toimintamallin mukaan, jolloin myös kodeissa tiedetään, millaisia viestejä Wilman kautta voi odottaa.
Lukuvuoden alussa on hyvä tiedottaa sovituista käytännöistä ja koulun Wilma-ohjeista myös koteihin, esimerkiksi rehtorin välityksellä.
5+1 Wilma-vinkkiä opettajille
1. Panosta Wilma-viestin selkeään rakenteeseen
Hyvä Wilma-viesti alkaa selkeällä otsikolla, joka kertoo yhdellä silmäyksellä mistä viestissä on kyse. Suositeltava tapa on myös sisällyttää avainsanoja otsikkoon, esimerkiksi näin:
Viikkotiedote vko 37: yleisurheilukisat, uintipäivä, herkkuperjantai
Avainsanojen ansiosta oikea viesti löytyy helposti myöhemminkin, jos johonkin asiaan tarvitsee palata. Ne auttavat myös välttämään epäselvät otsikot, kuten “Tiedotettavaa…”. Sen sijaan on parempi ilmaista suoraan, mistä on kyse, esimerkiksi:
Yleisurheilukilpailujen aikataulu
Viestin otsikolla ja sisällöllä on hyvä vastata kysymyksiin “mitä, missä ja milloin”. Sisällössä voit tarkentaa yksityiskohtia, kuten sitä, tuleeko viestiin reagoida: esimerkiksi ilmoittautua, vastata tai ottaa jotain mukaan.
Älä unohda tervehtiä! Vaikka opettajilla on usein tarve viestiä jokin asia nopeasti, mukavat alku- ja lopputervehdykset tekevät viestin sävystä vastaanottajalle miellyttävämmän. Myös emojit voivat tuoda viestiin lämpöä ja ystävällisyyttä. 😊
2. Hyödynnä viestin ajastaminen ja peruminen
Opettajat ja koulun henkilökunta voivat halutessaan ajastaa Wilma-viestien lähetyksen. Viesti onkin siis mahdollista kirjoittaa etukäteen ja ajastaa lähtemään haluttuna ajankohtana.
Vahinkoja kuitenkin sattuu, ja joskus viesti saattaa päätyä väärälle vastaanottajalle tai ryhmälle. Onneksi nopeat näpit pelastavat tällaisen tilanteen!
Opettaja ja koulun henkilökunta voi peruuttaa viestin helposti suoraan vastaanottajan postilaatikosta. Peruminen kannattaa tehdä heti, kun virhe huomataan, jotta tilanne saadaan korjattua mahdollisimman nopeasti.
Mitä eroa on Wilma-viestin poistamisella ja perumisella?
Huomioithan myös, että Wilma-viestin peruminen ja poistaminen ovat kaksi eri asiaa:
- Viestin peruminen: Jos lähetit viestin väärälle vastaanottajalle, sinun tulee perua viesti. Peruminen poistaa viestin myös vastaanottajien Wilmasta, mikä varmistaa, ettei viestiä enää näe kukaan muu.
- Viestin poistaminen: Wilma-viestin poistaminen poistaa viestin vain omasta Wilmastasi ja se on yhä vastaanottajien nähtävillä. Poistettua viestiä ei voi enää perua, eikä sinulla ole pääsyä viestiin tulleisiin vastauksiin, jos joku on ehtinyt vastata siihen ennen poistamista.
Toimintoihin kannattaa tutustua rauhassa etukäteen, jotta tiedät miten toimia oikein ja nopeasti yllättävässä tilanteessa.
3. Kirjaa koepäivät, koearvosanat ja kuittaukset Wilmassa
Kun koepäivät ja tiedot kirjataan Wilman Kokeet-sivulle, seuraavan 10 päivän kokeet näkyvät automaattisesti huoltajien ja oppijoiden etusivulla. Näin tiedot kokeista ja koealueista ovat helposti tarkistettavissa – myös mobiilisovelluksessa.
Kokeiden kirjauksessa tärkeintä on yhtenäisyys. Jos osa opettajista käyttää Kokeet-sivua ja osa tiedottaa kokeista viestien kautta, kotona voi syntyä hämmennystä siitä, milloin kokeita on ja mistä aineista. Tiedon löytyminen yhdestä paikasta, kuten Kokeet-sivulta, helpottaa kaikkien kouluarkea. Samalla kokeista voi toki muistutella esimerkiksi viikkoviestien yhteydessä.
Kun koe on pidetty ja arvosteltu, koearvosanat kannattaa merkitä Wilmaan kyseisen kokeen yhteyteen. Tällöin huoltajat voivat nähdä arvosanat ja mahdolliset lisätiedot sekä kuitata ne nähdyksi suoraan Wilmassa. Tämä selkeyttää viestintää ja tekee arvosanat näkyviksi kaikille osapuolille.
4. Varaa vanhempainvartit helposti tapahtumakutsuilla
Sen sijaan, että pyytäisit huoltajilta sopivia ajankohtia vanhempainvartteihin tai muihin keskustelutuokioihin viesteillä, voit hoitaa asian vaivattomasti Wilman tapahtumakutsuilla.
Tapahtumakutsujen avulla ylimääräinen viestirumba helpottuu huomattavasti, sillä huoltajat voivat itse varata ajan suoraan tarjolla olevista vaihtoehdoista. Sinun ei tarvitse luoda jokaista aikaa erikseen, sillä ohjelma tekee sen automaattisesti, kun määrittelet aikojen pituuden ja tauot niiden välille. Tarvittaessa voit myös tehdä varauksen huoltajan puolesta omassa Wilmassasi.
5. Varaa tilat ja laitteet kätevästi Wilmassa
Tiesitkö, että voit varata koulun opetustiloja, laitteita ja muita resursseja omalle oppitunnillesi kätevästi Wilman kautta?
Varaukset voidaan tehdä päivä- tai oppituntikohtaisesti, ja ne näkyvät myös muille opettajille. Toisin sanoen, vihot ja varauskalenterit voi unohtaa, sillä kaikki tieto löytyy Wilmasta!
Jos varaustoiminto ei ole vielä käytössä koulussasi, ota yhteyttä oppilaitoksesi Wilma-pääkäyttäjään, joka voi aktivoida toiminnon.
Lopuksi: Tee Wilman etusivusta omaan työskentelyysi sopiva!
Wilman etusivun näkymä on täysin muokattavissa omien tarpeidesi mukaan. Voit järjestellä sekä etusivun laatikoita että ylävalikon linkkejä mieleiseksesi, jotta tärkeimmät osiot ovat helposti saatavilla.
Näin teet muutoksia:
Voit vaihtaa etusivun laatikoiden ja valikkolinkkien paikkaa helposti asetuskuvakkeen takaa löytyvällä Käyttöliittymä-sivulla. Laatikoita ja valikkolinkkejä siirretään näppärästi hiirellä vetämällä – näin voit järjestää etusivun haluamallasi tavalla niin työpöytä- kuin mobiililaitteille. Toiminto on saatavilla kaikille käyttäjille – myös huoltajille ja opiskelijoille.
Vinkki: Voit esimerkiksi siirtää usein käyttämäsi osiot etusivun yläosaan ja pitää näin tärkeimmät valikot heti näkyvillä.
Toivottavasti tämä Wilma-ohje opettajille on ollut hyödyllinen ja auttaa sinua suunnittelemaan sekä yhtenäistämään oman koulusi ja kotien välistä viestintää!
Virhe! Tietoja ei voitu hakea. Yritä myöhemmin uudelleen.