Käyttäjien kokemuksia Wilmasta – näin 65 127 henkilöä vastasi

Vuoden 2021 aikana Wilma-viestintä nousi entistä suurempaan rooliin etäopiskelun yleistyttyä. Viestitoiminto onkin Wilman tärkein ja käytetyin ominaisuus, ja juuri sen vuoksi haluamme tehdä Wilman viestinnästä entistä parempaa, sujuvampaa ja käyttäjäystävällisempää.

Pitkään haaveissa siintänyt viestitoiminnon uudistaminen on perinpohjaisesti käynnissä: kysyimme Visma Wilma kokemuksista ja uudistustoiveista suoraan kaikilta Wilma-käyttäjiltä.

Kyselytutkimukseen osallistui huimat 65 127 henkilöä

Perinteisen kyllä–ei -kyselyn sijaan kysymyspatteristo oli varsin kattava: omaa suhtautumistaan Wilmaan ja sen käyttöön pääsi pohtimaan useamman kysymyksen verran. Tutkimukseen sisältyi käyttäjäkyselyn lisäksi yksilöhaastatteluita ja työpajoja eri käyttäjärooleille sekä heuristinen analyysi Wilman käytöstä.

Viestitoiminto on Wilman käytetyin toiminto, ja olemme todella iloisia, että näin moni suomalainen halusi kantaa kortensa kekoon ja olla mukana tekemässä entistä parempaa työkalua kodin ja koulun yhteistyöhön. Vielä kerran lämmin kiitos kaikille vastanneille.

Vastaajien tyytyväisyys Wilmaan nykymuodossaan (1 = heikoin / 5 = paras).

Tätä mieltä vastaajat olivat

Tässä muutamia tutkimuksen avainlukuja:

• Vastaajista 65% oli sitä mieltä, että Wilma on nykyisellään hyvä tai erittäin hyvä.
• Vastaajista 26% oli keskinkertaisen tyytyväinen Wilmaan.
• Vastaajista vain 8% antoi keskitasoa heikomman arvosanan.

Wilma on tulosten pohjalta arjen hyväksi havaittu tapa tukea ja toteuttaa kodin ja koulun välistä yhteistyötä. Vastaajien toiveista päätellen kuitenkin jo viesteihin liittyvien perustoimintojen parantaminen nostaisi Wilman arvosanaa entistä paremmaksi. 

Näitä neljää perustoimintoa kehitämme lähitulevaisuudessa

Kyselytutkimuksessa nousseita viestinnän perustoimintoja koskevat odotukset voidaan jakaa neljään eri aihealueeseen: 

1. tiedon löytäminen
2. tiedon (viestien) luominen
3. tiedon (viestien) kohdistaminen 
4. viestinnän reaaliaikaisuus

Tiedon löytämiseen liittyvät odotukset ja parannusehdotukset liittyivät hakutoiminnon parantamiseen, viestien organisoimiseen sekä viestinnän läpinäkyvyyden parantamiseen. 

Viestien luomiseen liittyviä odotukset koskivat ylipäätään parempaa mahdollisuutta luoda sisältöä viesteihin. Esimerkkejä konkreettisista toiveista ovat liitteiden lisääminen viesteihin, viestien automaattinen tallennus sekä valmiit viestipohjat.

Viestien kohdistamiseen liittyviä odotuksia olivat viestien vastaanottajien valinnan/haun parantaminen, useiden vastaanottajien lisäämisen parantaminen sekä massaviestinnän parantaminen. 

Viestien reaaliaikaisuuteen liittyvistä toiveista nousivat nopean viestimisen parantaminen sekä Wilman ilmoitusten eli notifikaatioiden parantaminen.

Kaikki edellä mainitut nostot ovat perusominaisuuksia, joita kehittämällä saamme parannettua käyttökokemusta sekä monipuolistettua ja helpotettua Wilman peruskäyttöä arjessa.

Wilma-kokemuksia eri käyttäjäryhmiltä

Opiskelijat suosivat mobiilisovellusta

Opiskelijat lukevat heille saapuneita Wilma-viestejä, mutta eivät juuri lähetä niitä itse (poislukien viesteihin vastaaminen). Heille tutuimpia viestimiä ovat esimerkiksi Snapchat ja WhatsApp, kun taas Wilma-viesti muistuttaa virallista sähköpostia. Silti tällaista viestintää on toki myös hyvä harjoitella jo koulumaailmassa. Silti mobiilisovellus saa jo nyt kiitosta:

”Ei tarvitse kuin painaa muutamaa nappia ja hyvä tulee.” – Oppilas

Opiskelijat kokevat viestinnässä helpommaksi vaihtoehdoksi Wilman mobiilisovelluksen, sillä puhelin on yleensä aina käden ulottuvilla.

Huoltajat haluavat ymmärtää kouluarkea paremmin

Huoltajat lukevat, vastaavat ja lähettävät Wilma-viestejä niin selainversiolla kuin mobiilisovelluksessa. Ja yhtälailla kuin monet opiskelijat eivät tälttämättä halua käyttää läppäriä tai pöytäkonetta, sama toistuu osalla vanhemmista. 

”Mobiilisovelluksella viestiin vastaaminen on helppoa, kun vain kirjoittaa vastauksen viestiin ja lähettää. Lähettämisessä on vaikeuksia löytää oikea opettaja, jos ei muista kuka opettaa kyseistä ainetta. Tällöin joutuu Wilmasta ensin etsimään opettajan nimen.” – Huoltaja

Kyselytutkimuksen perusteella monilla huoltajilla on aito halu ymmärtää kouluarkea paremmin, ja siihen hyvänä ja luonnollisena kanavana toimivat juuri Wilmassa lähetettävät viestit. Parannusehdotuksia on saatu muun muassa opettajien merkitsemisen puolesta, mikä helpottaisi viestintää entisestään.

Opetushenkilöstö toivoo viestien monipuolistamista

Vaikka viestintä on vain yksi osa opettajien kouluarkea, juuri he ovat Wilman kaikista käyttäjistä tunnistettuja “suurkuluttajia”. Toisin kuin opiskelijat ja vanhemmat, opetushenkilöstö kertoo käyttävänsä enimmäkseen Wilman selainversiota mobiilisovellusta laajempien toiminnallisuuksien vuoksi.

Opettajien antamista palautteista päällimmäiseksi nousee toive, jossa koteihin voitaisiin viestiä entistä monipuolisemmin viesteihin lisättävien liitteiden ja kuvien avulla. 

Miten Wilma-viestintää parannetaan toiveiden perusteella?

Wilma-kokemukset ja palautteet jakautuivat melko tasaisesti sen osalta, toivotaanko Wilman viestinnästä enemmän sähköpostin tai chatin, vai kenties täysin muunlaista viestikanavaa. 

Tulos on totta kai täysin ymmärrettävä, onhan käyttäjäryhmä varsin moninainen lapsista ja nuorista aikuisiin. 

Tiiviinä yhteenvetona voidaan todeta rehtorien, hallinnon ja opetushenkilöstön viestivän Wilmalla kuten sähköpostilla, kun taas opiskelijat ja huoltajat toivoisivat näppärää chat-tyyppistä viestintätyökalua. 

Tarkoituksena olisikin, että Wilma vastaisi tulevaisuudessa mahdollisimman hyvin käyttäjien erilaisiin viestintätarpeisiin. Toisin sanoen, se toiminnon muoto, mihin suuntaan Wilman viestintätoiminto kehittyy ei itsessään olekaan olennaisinta, vaan se, miten ohjelma tulee palvelemaan jokaisen käyttäjäryhmän toiveita ja toimintamallia. 

Wilma-viestinnän uudistukset ovat käynnissä, ja kunnianhimoisena tavoitteenamme on tehdä lähes kahden miljoonan suomalaisen käyttämästä Wilmasta mahdollisimman hyvä viestintäkanava sen kaikille käyttäjille.