Dashboard avasi silmät ja vapautti Exceleistä – Saimaan ammattiopiston asiakastarina

Lue tästä blogista asiakkaamme Saimaan ammattiopisto SAMPOn kokemuksia Dashboardin käytöstä.

Mistä lähdettiin liikkeelle?

Monelle ammatilliselle oppilaitokselle opiskelijatietojärjestelmästä kaivettavien tilastolukujen raportointi on varmasti tuttua. Saimaan ammattiopisto Sampossa tätä työtä on aiemmin tehty, kuten monessa muussakin ammatillisessa oppilaitoksessa, Excelin avulla.

Esimerkiksi uuden rahoituslain mukaisia opiskelijatyövuosia laskettiin kokoamalla tiedot kuukausittaisiin Exceleihin. Raportoinnissa jouduttiin soveltamaan eri järjestelmistä tulevaa tietoa, koska tiedot eivät olleet määrämuotoisia ja siten keskenään vertailtavia. Työ oli aikaavievää ja epävarmaa.

Sampossa kipuiltiinkin työlään raportoinnin ja vähenevien henkilöresurssien kanssa, ja kiinnostuttiinkin sen myötä tiedolla johtamisesta ja uusista raportointivälineistä. Uuden rahoituslain mukaisia Excel-raportteja korvaamaan hankittiin tammikuussa 2019 Wilma Dashboard, joka kytkettiin pohjajärjestelmä Primukseen.

Ammatillisen koulutuksen Dashboardista toivottiin apua opiskelijahallintojärjestelmässä olevien tietojen, kuten perus- ja suoritusrahoituksen, keskeyttämisten, eroamisten ja valmistumisaikojen visualisointiin. Sen avulla raportit voitaisiin perustaa faktoihin.

Luulo ei ole tiedon väärti

Dashboardin asennus ja käyttöönotto on teknisesti helppoa, Sampon kohdalla se onnistui alle viikossa.

Toimiakseen visualisoitavan tiedon perustana, Primuksessa olevan tiedon tulee olla oikeaa ja oikein kirjattua. Tämä huomattiin pian myös Sampossa. Dashboardin mittarien antama tieto ei täsmännyt “muturaportteihin”, eikä KOSKI-raportin dataan.

Virheitä havaittiin muun muassa opiskelijatyövuosissa ja opiskeluoikeuksissa. Ensimmäisenä epäiltiin tietenkin tekniikkaa – toimiiko Dashboard sittenkään luotettavasti?

Tarkempi selvittely kuitenkin osoitti, että KOSKI-data oli huonolaatuista, eikä KOSKI-raportteja osattu tulkita oikein. Dashboard todellakin avasi silmät ja toi esiin vääriä kirjauksia. Tästä alkoikin suurin ja tärkein pohjatyö: Primuksen siivoaminen ja kirjaustapojen yhtenäistäminen.

Laadukkaan datan tae oli siis tietojen kirjaaminen oikein Primukseen. Asiakkaallamme tietokannan siivous ja kirjaustapojen sopiminen kesti noin kolme kuukautta, minkä jälkeen käyttäjille voitiin antaa tunnukset Dashboardiin. Tätä nykyä Dashboardia käyttävät Sampolla esimerkiksi koulutuspäälliköt, johto sekä talouden ja opintohallinnon asiantuntijat.

Data kuntoon ja Dashboard visualisoimaan se

Aluksi Dashboardia käytettiin siis Saimaan ammattiopistossa Primus-datan korjaamiseen. Kun Primuksen data oli kunnossa, saatiin Dashboard valjastettua siihen käyttöön, johon se oli alun perin hankittu.

Dashboardin avulla voidaan mm. seurata rahoituksen perustana olevia lukuja: opiskelijatyövuosia, valmistuneita tutkintoja ja suoritettuja tutkinnon osien määriä. Dashboardista nähdään myös opiskelijatyövuosien osalta vuositavoite, jolloin tavoitteen toteutumista voidaan seurata reaaliajassa kustannuspaikoittain. Erillisiä raportteja ei tarvita – ajantasainen tieto nähdään suoraan Dashboardista ja tietoon pääsevät käsiksi kaikki sitä tarvitsevat.

Dashboard mahdollistaa tarkemman ja visuaalisemmin esitetyn datan, kuin mitä esimerkiksi Koski-raportit tarjoavat. Dashboard näyttää aina ajantasaista tietoa vapaalla aikarajauksella. Tietoja voi myös suodattaa esimerkiksi esihenkilön, yksikön tai kustannuspaikan avulla. Ilman luotettavia ja ajantasaisia mittareita, päätöksenteon apuna oleva tieto ei aina välttämätä perustu ajantasaiseen ja oikeelliseen dataan.

”Dashboard kaivaa Primus-tiedosta ajantasaiseen tietoon perustuvat raportit mm. rahoitukseen, opintojen etenemiseen ja tavoitteiden seurantaan liittyen.”
– Mikko Pöllönen, Järjestelmäkehittäjä, Saimaan ammattiopisto SAMPO

Ajantasaista, laadukasta ja luotettavaa tietoa johtamisen tueksi Dashboardin avulla

Kun tietojen kirjaustavat on yhteisesti sovittu ja data kunnossa, käytetään Dashboardia Sampossa säännöllisesti tiedon laadun ylläpitämiseen. Dashboard-tietoa vertaillaan säännöllisesti KOSKI-dataan, jolloin poikkeamat tuovat esille virheitä kirjauksissa.

Dashboard auttaa usein myös löytämään, mistä datan havaitut virheet johtuvat. Primukseen tietoa tuottavat osapuolet on ohjeistettu kirjaamaan tiedot järjestelmään yhtenäisesti, jolloin virheitä ei tule myöskään Koskeen. Koski sinänsä on saanut aikaan sen, että tietojen tulee olla ajan tasalla jatkuvasti ja määrämuotoisesti.

Dashboardin avulla Saimaan ammattiopistolla ei nykyään kulu kuukausiraporttien toimittamiseen kahden ihmisen kahden päivän työaikaa. Organisaation työntekijät, esimerkiksi koulutuspäällikkö ja taloushenkilöstö, saavat toimintansa kannalta relevantin tiedon oikea-aikaisesti ja helposti Dashboardista itse – juuri silloin kun he raporttia tarvitsevat. Sampossa Dashboardin antamaa tietoa käytetään päätöksenteon tukena kaikilla organisaation tasoilla.