Vaikka pyrkimyksenä on digitalisoida oppilaitoksen toimintaa mahdollisimman pitkälle, paperisia asiakirjoja joudutaan edelleen tulostamaan arkistointia varten. Wilman taustajärjestelmä Primusta ei alunperin olekaan suunniteltu asiakirjojen pysyvää säilytystä varten, vaan dokumentit tulee erikseen siirtää arkistointia varten suunniteltuun järjestelmään.
Laki säätelee asiakirjojen arkistointia
Arkistointiin liittyvät lait ja määräykset ovat hiljattain tarkentuneet:
- Julkisen hallinnon Tiedonhallintalain mukaan “Tiedonhallintamallin on sisällettävä tiedot tietoaineiston arkistoon siirtämisestä, arkistointitavasta ja arkistopaikasta tai tuhoamisesta.”
- Arkistointilaki ja kansallisarkiston määräys arkistoitavien asiakirjojen muodosta taas määrittelevät seuraavaa: Asiakirjat, jotka muodostuvat 1.1.2022 alkaen, arkistoidaan yksinomaan sähköisessä muodossa, lukuun ottamatta niitä sähköiseen muotoon muutettuja analogisia asiakirjoja, joiden analogista muotoa ei saa hävittää arkistolain 14 a §:n nojalla annetun määräyksen perusteella.
Ilman integraatiota käyttäjän tulee toteuttaa arkistoinnin jokainen vaihe itse, mikä on usein virhealtista, työlästä ja hidasta. Manuaalisesti dokumentti kerrallaan toteutettavia vaiheita ovat:
- tulosteen luominen,
- dokumentin muuntaminen sopivaan muotoon,
- siirto käsin arkistointijärjestelmään ja
- dokumentin metatietojen eli tunnistetietojen määrittäminen hakuja varten.
Wilman sähköisen arkistoinnin integraatio tarjoaa ratkaisun asiakirjojen arkistointiin
Useilla opetuksenjärjestäjillä on jo käytössään jokin sähköisen arkistoinnin palvelu, jota ei välttämättä ole yhdistetty Primukseen. Ohjelmistot voisivat kuitenkin myös keskustella keskenään, sillä Primuksen asiakirjoja on mahdollista siirtää sähköiseen arkistoon helposti automaation avulla. Enter SystemSolutions Oy:n ratkaisu Wilman sähköisen arkistointiin mahdollistaa Primus-tulosteiden arkistoinnin arkistointijärjestelmään sekä helposti että turvallisesti.
Integraation kanssa manuaaliset työvaiheet vähenevät, jolloin työ on helppoa ja tehokasta, ja virheiden määrä vähenee.
Integraatioratkaisun avulla manuaalisia työvaiheita on vain kaksi:
- tulosteen luominen ja
- yhden tai useamman dokumentin merkitseminen arkistoitavaksi, jolloin dokumentit siirtyvät arkistointijärjestelmään automaattisesti, oikeassa tiedostomuodossa ja oikeilla meta- eli tunnistetiedoilla.
Automaatio siis noutaa uudet arkistointipyynnöt Wilmasta tai Primuksesta, tarkistaa onko dokumentit sähköisesti allekirjoitettu ja noutaa ne sen mukaan joko Wilmasta tai allekirjoituspalvelusta. Sen jälkeen automaatio lähettää dokumentit asiakkaan arkistointijärjestelmään ja arkistointiprosessi käynnistyy. Kun dokumentit on lähetetty arkistointijärjestelmään ja prosessi on valmis, integraatio päivittää tilan Primus-järjestelmään.
Siirrettäviä vakiodokumentteja ovat todistukset, pedagogiset asiakirjat, päätökset ja hakemukset sekä oppi- ja koulutussopimukset.
“Todistusten siirto arkistoon sujui todella hyvin heti ensimmäisellä kerralla, tämä oli positiivista!”– Elisa Helminen, tietotuotantopäällikkö, Tampereen toisen asteen koulutus
Integraation käyttöönotto on nopeaa: tuotantokäyttö on mahdollista jo noin 2–4 kuukauden kuluessa sopimuksen allekirjoitushetkestä.
Sähköisen arkistoinnin rajapinta -webinaarin kysymyksiä ja vastauksia
Mihin arkistointiratkaisuun toteutuksia on olemassa?
Vakiototeutus ei ole riippuvainen arkistointiratkaisusta. Tähän mennessä olemme tehneet toteutuksia seuraaviin arkistointiratkaisuihin: Dynasty, XArchive, Triplan ja Therefore. Lisäksi osa on toteutettu erillisten integraatioalustojen kautta.
Onko dokumentteja, esimerkiksi päättötodistuksia, mahdollista siirtää massana?
Kyllä, mikäli Primus antaa mahdollisuuden valita kerralla useita oppijoita, ja asettaa heille sähköisen arkistointivalinnan.
Miten asiakirjojen sähköinen allekirjoitus voidaan toteuttaa?
Sähköisen allekirjoituksen toteutustavoissa on eroja. Arkistointi-integraatio ei sisällä sähköisen allekirjoituksen työnkulkua, mutta sähköisesti allekirjoitettu dokumentti voidaan hakea arkistointiprosessiin.
Mistä allekirjoituspalveluista löytyy rajapinta dokumenttien hakuun?
Tähän mennessä tehdyt toteutukset käyttävät Visma Sign ja Visma X-Sign – allekirjoituspalveluja. Myös muut allekirjoitusratkaisut ovat mahdollisia, mikäli ne tukevat integraatiota.
Toisiko integraatio ratkaisun myös teidän arkistointihaasteisiinne?
Myyntitiimimme palvelee kaikissa sähköisen arkistoinnin rajapintaan liittyvissä asioissa. Kysy lisää Wilman sähköisen arkistoinnin integraatiosta.
Virhe! Tietoja ei voitu hakea. Yritä myöhemmin uudelleen.