Etätyötä ja etäkoulua – etäällä mutta silti yhdessä

Wilmasta tärkeä väline etäopetuksessa

Kun maaliskuisena päivänä vuonna 2020 tuli tieto koulujen siirtymisestä etäopetukseen, käynnisti se samalla Wilman tähänastisen olemassaolon kiireisimmän ajanjakson. 

Yhdessä yössä Wilman käyttöaste lähes kolminkertaistui, kun tietoa välitettiin kouluista koteihin.

Eikä viestintä toki jäänyt vain etäkoulun alkamiseen, vaan käyttöaste hipoi pilviä koko maaliskuun ajan, tasaantuen pikkuhiljaa kohti loppukevättä. 

Alla olevan kuvan graafista nähdään selkeä piikki Wilman käytössä etäopetuksen alettua.

Kuvateksti: Wilman käyttäjämäärän kasvu etäopetuksen alkaessa.

Myös Vismalla koulujen etäarkea seurattiin tarkasti – onhan Wilma yksi tärkeimmistä työkaluista kodin ja koulun välillä, ja nyt sitä tarvittiin äkillisesti enemmän kuin koskaan ennen.

Vaikka Wilmasta löytyy erikseen tiedotetoiminto sekä paikka kotitehtäville, kulkivat tiedotus, kotitehtävät ja muu viestintä pääosin Wilman viestien kautta. 

Siinä missä kotiväki varmasti pyyhki otsaltaan hikikarpaloita viestimäärän keskellä, pyyhittiin niitä välillä täällä meillä Wilmankin “otsalta”, kun käytön kasvaessa tilapäisiltä yskähtelyiltä ei täysin voitu välttyä. 

Koska monen kunnan Wilmat sijaitsevat nykyisin pilvessä, eli Visman palvelimilla SaaS-palveluna, lisääntynyt käyttö oli mahdollista havaita heti. Samalla pystyttiin nostamaan kaistaa ja lisäämään resursseja, jotta Wilman toiminta ja etäopetus peruskouluissa jatkuisivat normaalisti.

Yhteydenpidon uusi aikakausi on ollut innovatiivista

Vaikka toisten maailma mullistui, joillekin etätyöhön siirtyminen ei tuonut arkeen mitään uutta: moni työskentelee kotitoimistolta käsin osa-aikaisesti, osa kokoaikaisesti. Etätyöskentelyä tukee myös uusi työaikalaki, joka on muuttanut työn tekemisen joustavammaksi niin ajan kuin paikan suhteen. 

Myös yhteydenpitoon työkavereiden kanssa on tarjolla monenlaisia työkaluja, joiden lisäkehitystä uusi aikakausi on vauhdittanut entisestään. Meillä Vismalla on esimerkiksi luotu erilaisia chat-huoneita ja sovittu yhteisistä etäkahvihetkistä. On ollut ilo huomata, että kaikille yhteinen etäarki on jopa lisännyt tiimihenkeä ja erilaisia innovaatioita, jotka molemmat kuuluvat myös yrityksemme arvoihin. 

Kun sähköpöytä jäi työpaikalle, myöskään kotitoimiston tuunauksessa mielikuvituksella ei ole ollut rajoja: ergonomisempia ratkaisuja on innovoitu tekemällä seisomatyöpisteitä esimerkiksi silityslaudasta, erilaisista pöytärakennelmista ja peliautomaatista, joiden kuvia on jaettu iloksi ja inspiraatioksi omille kollegoille.

Yhteisömanagerina (Community Manager) Visma Enterprisella työskentelevä Marko Suomi on tottunut tekemään töitä etänä. Työssään hän pyrkii mahdollistamaan asiakkaille yhteisen alustan yhteydenpitoon ja ajatustenvaihtoon, ja nyt viime aikoina myös sisäisen viestinnän kehittäminen on tullut yhä tärkeämmäksi.

Markon TOP3 vinkkiä etäpäiviin, oli kyseessä sitten työnteko tai vaikka koulunkäynti:

1. Aloita päivä kävelymatkalla

Lyhyt, n. 15 minuutin pituinen kävelylenkki aamulla ennen töiden tai opiskeluiden aloittamista aloittaa päivän reippaasti ja siirtää ajatukset pikkuhiljaa tulevien tehtävien pariin. Raitis ilma aktivoi ajatukset liikkeelle.

2. Huolehdi säännöllisestä arkirytmistä

Päivän aloituksen ja lopetuksen lisäksi pidä myös taukoja riittävästi. Selkeä lounastauko ja pienemmät tauot myös aamu- ja iltapäivällä rytmittävät päivää. Tee vaikka lounastreffit kollegan tai kaverin kanssa videoyhteyden välityksellä tai pidä isomman porukan kanssa etäkahvit. 

3. Pidä huolta kunnostasi

Pidä “liikuntatunnit” ja välitunteja työjärjestyksessäsi. Valitse itsellesi sopivaa liikunnallista aktiviteettia joko kotona tai ulkona ainakin muutaman kerran viikossa. Koneella istumisen sijaan kannattaa myös välillä pitää kävelypalavereita, sillä ne onnistuvat hyvin etänäkin. Ota myös tavaksi, että kun soitat puhelimella, nouse ylös ja kävele samalla.  

Yhteiset haasteet yhdistävät

Visma Enterprisen Communications Specialist Jenny Widlund työskentelee monenlaisen viestinnän parissa. Hän seuraa myös päivittäin työnsä puolesta sosiaalista mediaa. Haasteet yhdistävät ihmisiä, ja somessa vinkkejä ja apua on helppo jakaa monesta asiasta, kuten etätyöstä, etäkoulusta ja siihen liittyvistä työkaluista, esimerkiksi Wilmasta. 

Sosiaalinen media on toki nimensä mukaan sosiaalista, mutta samalla kirjoitetun viestinnän kanssa saattaa törmätä tilanteisiin, joissa kärpäsistä kasvaa helposti härkäsiä. Vaikka kivoja emojeita onkin pilvin pimein, pelkästään niillä viestiminen on melko kasvotonta, eivätkä tunteet aina välity kirjoitetuissa viesteistä. Jennyn omat vinkit etäpäivien vuorovaikutukseen liittyvätkin ihan perinteisiin asioihin: 

“Tekniikka mahdollistaa paljon yhdessäoloa. Kaverit ja kollegat tulevat lähemmiksi, kun pidät etäpalaverissakin rohkeasti kameran päällä. Näin pääset näkemään työ- tai koulukavereita ja keskustelut sujuvat luontevammin. Samalla voit antaa muille uuden näkökulman itseesi siinä omassa lempparihupparissasi. Eikä pidä unohtaa, että omalla älypuhelimella pystyy myös soittamaan ihan perinteisen puhelun!”

Entä sitten koulunkäynti?

“Uusi viesti Wilmasta”, “16 lukematonta viestiä Wilmasta”…

Koulujen sulkeuduttua viestintä kotien ja koulujen välillä on noussut ihan uudelle tasolle, ja Wilman kautta kulkee entistä enemmän tietoa. Käynnissä ovat Wilman tähänastisen olemassaolon kiireisimmät ajat. 

Mutta miten sitten saada yhteistyö lasten, vanhempien ja opettajien kesken mahdollisimman sujuvaksi etäopetuksessa? Perheissä on sovittava uudenlaisista pelisäännöistä, välitunneista ja ruokailuajoista, ynnä muista. Vanhempien ei tarvitse korvata opettajaa, mutta monenlaisia neuvoja tarvitaan jo esimerkiksi tietokoneen käyttöön liittyvissä asioissa.

Kun perheen kuusi kouluikäistä lasta siirtyivät etäkouluun, antoi Visman koululiiketoiminnan avainasiakkuuspäällikkö Janne Lumme itselleen myös väliaikaisen tittelin “kotikoulun rehtori”.  Koulutukseltaan Janne on opettaja, minkä lisäksi häneltä löytyy monipuolisesti kokemusta koulun ja pedagogiikan digikehittämisestä. 

Kun kotona on monta koululaista, tulee etätyötä ja etäopetusta tarkasteltua myös huoltajan roolista.

Jannen vinkit etäkoulunkäyntiin sekä miten vanhemmat voivat osallistua siihen:

1. Suunnittele yhdessä lasten kanssa

Kootkaa perheen aikataulut yhteen näkyville. Sopikaa vastuista. Joustoa tarvitaan ja minuuttiaikataulu ei useinkaan toteudu. Mutta yhteiset raamit helpottavat jokaisen elämää.

2. Ole kiinnostunut

Osoita lapselle kiinnostusta, mitä kouluun kuuluu ja mitä tänään on touhuttu. 

3. Ole armollinen – itsellesi, lapselle ja opettajalle

Kehu, kiitä ja kannusta. Myös korjaavaa palautetta voi antaa, mutta pyri ratkaisuhakuisuuteen. Mieti, miten voisit itse olla osa ratkaisua. Muutostilanne on kuormittava kaikille, kun aikaan liittyy paljon muutosta ja epävarmuuttakin. ”Satu ja syli” ovat parhaita apuja pienten lasten murheisiin. Soveltaen sopii myös isommille koululaisille.