Yhteisenä päämääränä terve ja jatkuvasti uudistuva koulujen digitaalinen ekosysteemi

Tämä tavoite onnistuu yhteistyöllä ja kohdistamalla voimavarat niin, että rakennetaan uutta sinne, missä sitä tarvitaan. Lisäksi meidän tulee uudistaa jo markkinoilla olevia ratkaisuja siten, että saumaton kokonaisuus ja aito käyttäjälähtöisyys toteutuvat.

Juuri tämän vuoksi viiden kunnan julkistama sopimus koulutusalan digitaalisen ekosysteemin luomiseksi oli tervetullut uutinen (Helsingin Sanomat: Vantaan kouluissa alkaa miljoonien eurojen ”toisen aallon digiloikka”: Tavoitteena vähentää salasanojen ja kirjautumisten määrää. Viitattu 14.12.2021.).

Viitaten artikkeliin, opetushallitus on oikeassa siinä, että ekosysteemistä toimintaa on tähän saakka ollut vain vähän koulutuksen alalla Suomessa.  

Mitä koulujen digitaalinen ekosysteemi tarkoittaa?

Työkaluilla on väliä. Käytetty teknologia ja alustavalinta vaikuttavat suoraan kerätyn datan laatuun, viestinnän mahdollisuuksiin ja asiakaskokemuksen sujuvuuteen. Lisäksi jokainen työkalu vaikuttaa aina myös tiimin työskentelytapoihin. 

Digiekosysteemi tarkoittaakin kokonaisuutta, jolla yhdistämme kaiken viestinnän, toiminnallisuudet ja asiakaspalvelun saumattomaksi kokonaisuudeksi.

Kun digiekosysteemi on kunnossa, pystymme vaikuttamaan siihen, millaista dataa oppilaista ja opiskelusta keräämme, sekä miten voimme näitä tietoja hyödyntämällä hioa Wilmasta entistä parempaa työkalua kuntien, koulujen ja kotien käyttöön.

Mitä seuraavaksi todella tarvitaan?

Siitä, mitä seuraavaksi todella tarvitaan, on tärkeää saavuttaa yhteisymmärrys kuntien kesken sen tunnetun ”toiveiden tynnyrin” sijaan. Uuden ohjelmiston rakentaminen ei ole itseisarvo, etenkin kun tarjolla on jo nyt laajasti hyötykäytössä olevia ja hyväksi havaittuja vaihtoehtoja koulumaailman digitaalisen ekosysteemin kehittämiseen.

Myös eri palvelujen yhteenkokoamiseen ja kertakirjautumiseen on olemassa ratkaisuja, jotka sujuvoittavat opettajien työpäivää. Toivottavasti niitä otetaan käyttöön myös kuntatasolla koulujen arkea helpottamaan. 

Miten koulun digitaalinen ekosysteemi kannattaa toteuttaa?

Valitettavasti julkiselta sektorilta löytyy vain harvoja rohkaisevia menestystarinoita omista laajoista tietojärjestelmähankkeista, jotka valmistuivat halutussa ajassa ja sovitun budjetin puitteissa, ja jotka ylipäätään toimivat toivotulla tavalla.

Tiedämme, että Ruotsissa Tukholman opetustoimi kulutti miljardi kruunua järjestelmäprojektiin, joka ei ole vieläkään valmistunut. Norjan julkishallinto on kehittänyt sähköistä ratkaisua lukioille jo vuodesta 2013, ja tämä seitsemän vuoden pituinen haastava hanke on yltänyt kustannuksiltaan jo Tukholman projektin mittaluokkaan.

Sovelluskehittäjien ja varsinkin kuntapäättäjien olisi nyt syytä perehtyä näihin pohjoismaisiin esimerkkeihin, jotta oma projekti ei kompastu samoihin kalliisiin virheisiin meillä Suomessa.

Mistä kuntien kannattaa maksaa?

SaaS-palvelua, eli valmista ohjelmistoa pilvestä käytettäessä kunnan ei tarvitse maksaa omistamisesta vaan ainoastaan palvelun käyttämisestä. Esimerkiksi Wilman, eli koulujen toiminnanohjausjärjestelmän ja vanhemmillekin tutun viestiohjelmiston kustannukset ovat vuodessa keskimäärin 10 € per oppija. Ja se on vain murunen opetustoimen nykyisistä oppilaskohtaisista kustannuksista.

Euroja puntaroivan on syytä muistaa, etteivät maksut pääty järjestelmän pystyttämiseen. Kaikkia ohjelmistoja täytyy ylläpitää jatkuvalla teholla niiden tietoturvallisuuden vuoksi. 

Lisäksi sovelluksiin pitää kehittää käyttäjien toivomia ja viranomaisten sekä lain vaatimia uusia ominaisuuksia. Tähän kaikkeen kuluva aika ja vaiva, sekä ammattilaisten työ ja siihen liittyvät riskit, sisältyvät jo olemassa olevien ohjelmistojen vuosihintaan. Valtio ja Business Finland eivät myöskään enää vuoden 2023 jälkeen rahoita opetusalan digitaalista ekosysteemiä, joten käyttäjien on syytä valmistautua maksamaan Kuntien Tiera-yhtiölle niin aikaansaadun ohjelmiston käyttämisestä kuin sen jatkokehityksestä.

Miten Wilma kehittyy – ja miten se vastaa tulevaisuuden tarpeisiin?

Parin viime vuoden ajan kouluissa on purnattu ihan aiheesta: meillä on ollut ongelmia Wilman kehitysputken kanssa sekä uusien ja toivottujen ominaisuuksien valmistumisessa käyttäjien hyödyksi.

Wilman alkuperäisenä tavoitteena on ollut pitää käyttäjäkuntien kustannukset mahdollisimman matalina. Tämän hyvän aikeen kääntöpuolena on kuitenkin ollut se, että ”kehitysvelkaa” on päässyt kertymään. 

Sinä ehkä näet vain sen Wilman, jota olet omassa työssäsi tai vanhempana tottunut käyttämään. Wilma on kuitenkin paljon enemmän. Se on oikeastaan koko koulun hallinnon ja toiminnanohjauksen järjestelmä. Wilman taustajärjestelmät ja viestiohjelma palvelevat monia eri koulutusta järjestäviä tahoja, kuten varhaiskasvatusta ja peruskouluja sekä toisella asteella ammattikouluja ja lukioita. 

Näiden kaikkien tahojen erityistarpeita vastaavat ominaisuudet on kehitetty Wilmaan vuosikymmenten varrella. Ja edelleen Wilmaa kehitetään jatkuvasti yhdessä käyttäjien kanssa. Itsekriittisesti voi sanoa, että kehitystyö oli aiemmin ehkä liiankin kouluastekohtaista. Nykyisen toimintatapamme mukaan kehitämme kaikille yhteisiä toiminnallisuuksia.  

Koronakevät ja yhtäkkinen tarve aloittaa etäkoulut kyllä todisti Wilman joustavuuden ja sen ylläpitäjien palvelualttiuden. Huikea piikki liikenteen määrässä ja käyttötavat kohdistuen myös sellaiseen, mihin Wilmaa ei oltu suunniteltu, haluttiin ja myös pystyttiin järjestämään pikavauhtia kaikkialla Suomessa. 

En ole ihan varma, pystyisivätkö julkisen sektorin arkeen mitoitettu järjestelmä sekä sen ylläpitäjät näin ketterästi vastaaviin isoihin muutoksiin. Wilman vahvuus korona-ajan käyttöpiikissä on nimenomaan se, että operatiivinen toiminta ei katkea yhdessä ja samassa järjestelmässä, kuten voisi käydä usean eri järjestelmän yhdistelmässä. 

Miten koulumaailman ekosysteemistä tehdään totta?

Koulumaailman ekosysteemimallin teknisistä rajapinnoista on helppo sopia. Tietotekniikan lisäksi tarvitaan myös uusia sopimusmalleja ja hankintatapoja, jollaisia ei vielä ole tarjolla julkisella sektorilla. 

Me teemme oman osamme ja kehitämme Wilmaa jatkuvasti – siten, että kun Digione on kypsä käyttöön, myös senhetkiset vaatimukset eri rajapinnoille on otettu huomioon.

Näinhän toki toimimme jo nyt, sillä tuotekehityksessä otetaan vuosittain huomioon ne toimintaympäristön muutokset, joita varhaiskasvatukseen ja kouluihin liittyvissä lainsäädännöissä tai opetusohjelmien tavoitteissa ja sisällöissä on sillä kertaa tapahtunut. 

Yhteinen päämäärämme on synnyttää Suomen opetustoimialalle terve ja jatkuvasti uudistuva koulujen digitaalinen ekosysteemi, jossa kumppaneita ei kättelyssä jaeta vuohiin ja lampaisiin. Meille julkisen sektorin toimijat, OPH ja kunnat ovat kaikki mieluisia kanssakehittäjiä, samoin kuin ovat toiset alan liikeyritykset. Tärkeintähän on, että oppilaitokset, oppijat ja kasvattajat saavat tulevaisuuden tarpeita vastaavat työkalut tuekseen – myös veronmaksajien kannalta tarkoituksenmukaisella tavalla.  

Kaikki tämä onnistuu yhteistyöllä ja kohdistamalla voimavarat niin, että rakennetaan uutta sinne, missä uutta tarvitaan, sekä uudistetaan jo markkinoilla olevia ratkaisuja siten, että saumaton kokonaisuus ja aito käyttäjälähtöisyys toteutuvat.