Sähköinen allekirjoitus on nykyaikainen ja turvallinen ratkaisu allekirjoitusten hoitamiseen: sen avulla säästät aikaa, nopeutat käsittelyaikoja ja vähennät oppilaitoksen hallinnollista paperitulvaa. Paperittomuus tarjoaa organisaatioille useita etuja ja sähköisen allekirjoituksen käyttö onkin Pohjoismaissa kasvussa.
Lähetä lomakkeet allekirjoitettavaksi suoraan Wilmasta
Wilman sähköisen allekirjoituksen avulla Wilman lomakkeita voidaan lähettää allekirjoitettaviksi suoraan Wilmasta. Palvelu pohjautuu rajapinnan kautta tunnettuun Visma Sign -palveluun. Vaivan ja paperin säästämisen lisäksi tehokkuus kasvaa – jopa 89% ladatuista asiakirjoista allekirjoitetaan vuorokauden sisällä.
Sähköisen allekirjoittamisen suosio näkyy myös Wilman palvelussa. Wilman sähköisen allekirjoituksen käyttö on viime vuosina kasvanut jatkuvasti ja esimerkiksi alkuvuonna 2024 Wilmassa tehtyjen sähköisten allekirjoitusten määrä on kasvanut 32% vuoden takaiseen verrattuna.
Wilmassa on mahdollista allekirjoittaa sähköisesti seuraavien rekisterien asiakirjat:
- Hakemukset ja päätökset
- Näytöt
- Osaamisen tunnustaminen
- Opiskelijakohtaiset muistiot
- Opiskelijat
- Pedagogiset asiakirjat
- Työpaikalla järjestettävä koulutus
Miksi allekirjoittaa sähköisesti Wilmassa?
Manuaalisen työn määrä vähenee merkittävästi. Asiakirjoja ei tarvitse enää tulostaa, postittaa tai toimittaa muulla tavoin.
Luotettavuus ja turvallisuus paranevat. Vahvan tunnistautumisen avulla allekirjoitukset ovat juridisesti sitovia. Digitaalisen jäljen ansiosta sähköinen allekirjoitus on paperista turvallisempi vaihtoehto.
Allekirjoitusprosessi on kaikille osapuolille nopeampi ja helpompi. Sopimusta ei tarvitse kierrättää eri osapuolilla allekirjoitettavana, eikä sopimuskappaleita tarvitse jakaa erikseen.
Allekirjoituskutsuille voi myös määrittää valmiit kutsupohjat, jotta tiettyjä asetuksia ei tarvitse joka kertaa määrittää erikseen. Kutsupohjien avulla:
- lähettäminen nopeutuu entisestään,
- virhevalintojen määrä pienenee ja
- organisaatio voi itse määrittää, hallinnoida sekä yhtenäistää allekirjoituskutsujen prosessejaan.
Case-esimerkki: Huoltajan kuuleminen ja koulunkäynnin tuki
Oppijan siirtyessä erityiseen tukeen pedagoginen selvitys on luotu ja erityisopettaja luo kuulemisen dokumentin Wilmassa. Hän lähettää sen oppijan huoltajalle allekirjoitettavaksi sähköisesti. Kun huoltaja on allekirjoittanut dokumentin kätevästi ajasta ja paikasta riippumatta, voi koulutoimenjohtaja hakea Wilmasta kaikki allekirjoitetut kuulemislomakkeet. Tämän jälkeen hän voi käsitellä hakemukset ja tehdä päätökset niiden perusteella, esimerkiksi päätöksen oppijan siirtämisestä erityiseen tukeen.
Wilman sähköinen allekirjoitus -webinaarista löydät useamman käyttökohde-esimerkin, sekä konkreettiset vinkit prosesseihin ja niissä käytettäviin lomakkeisiin. Katso webinaarin tallenne alta.
Wilman sähköinen allekirjoitus -webinaarin kysymyksiä ja vastauksia
Kun huoltaja on allekirjoittanut asiakirjan sähköisesti, tuleeko allekirjoitetusta asiakirjasta kunnalle oma kappale?
Kun allekirjoitukset on tehty, lähetetään siitä vahvistus allekirjoituskutsut lähettäneen henkilön sähköpostiin. Allekirjoitetun dokumentin voi avata tarkasteluun esimerkiksi Wilmassa. Löydät lisätietoa ohjesivulta, kohdasta Lähetettyjen ja allekirjoitettujen dokumenttien katselu Wilmassa.
Saako Wilmasta lähetettyä muistutuksen, jos joku ei ole allekirjoittanut dokumenttia?
Muistutuksen voi laittaa Wilman viestillä tai allekirjoituskutsun voi lähettää henkilölle uudelleen.
Katso webinaaritallenne:
Näin saat Wilman sähköisen allekirjoituksen käyttöösi
Wilman sähköisen allekirjoituksen hinnoittelu perustuu allekirjoituspaketteihin. Valitse valmiista paketeista organisaatiollesi sopivin tai ota yhteyttä Wilman myyntiin wilmamyynti@visma.com, jolloin asiantuntijamme auttavat valitsemaan juuri teille sopivan vaihtoehdon!
Virhe! Tietoja ei voitu hakea. Yritä myöhemmin uudelleen.