Asiakastarina lyhyesti:
- Tarve päiväkodin hallinnon ja arjen helpottamiselle sähköisen järjestelmän avulla.
- Wilman varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmä kokoaa hoidettavien lasten tiedot yhteen paikkaan ja aikaa säästyy olennaiseen.
Kouluista tuttu Wilma monikielisessä varhaiskasvatusarjessa
Björneborgs svenska samskola (BSS) Daghemmet on Porissa sijaitseva yksityinen päiväkoti, jossa hyödynnetään Wilman varhaiskasvatuksen järjestelmää monikielisen varhaiskasvatuksen arjessa. Päiväkoti on osa Björneborgs svenska samskola -yhteiskoulua, johon kuuluvat myös perusopetus ja lukio. Päiväkodissa on yhteensä 107 lasta Porin, Ulvilan ja Harjavallan kaupungeista sekä Nakkilan kunnasta.
Päiväkodin sähköisen järjestelmän käyttöönotto oli pitkään pohdinnassa ja vuonna 2023 BSS Daghemmet päätti hankkia Wilman toiminnanohjausjärjestelmän varhaiskasvatukseen, kertoo varhaiskasvatuspäällikkö ja varhaiskasvatuksen Wilma-pääkäyttäjä Jennie Lipasti.
Ennen varhaiskasvatuksen järjestelmähankintaa Wilma oli jo tuttu järjestelmä koulupuolella, ja päiväkodissa hyödynnettiin Wilman viestintäominaisuutta, eli yhteydenpito varhaiskasvatusammattilasten ja vanhempien välillä tapahtui Wilma-viestien välityksellä.
Sujuva käyttöönotto huomioi asiakaskohtaiset tarpeet
Wilman käyttöönottoprojektin aikana tutustuttiin kerran viikossa yhdessä eri sidosryhmien ja Wilma-tiimin asiantuntijoiden kanssa järjestelmän eri käyttöominaisuuksiin ja muokattiin niitä asiakkaan tarpeiden mukaan. Järjestelmä otettiin virallisesti käyttöön vuoden 2023 elokuussa.
Yhteydenpito käyttöönoton aikana toimi Jennien mukaan hyvin ja tukikanavan kautta sai helposti yhteyden Wilman asiantuntijoihin. Uuden järjestelmän käyttöönottoon liittyy myös aina paljon pohdittavaa ja Jennie kertookin oppineensa projektista sen, että tarvittavat asiat on hyvä olla mietittynä mahdollisimman tarkasti jo etukäteen.
“Ensin piti saada tietoon, miten omat prosessit saadaan Wilmaan parhaiten. Selkeä näkemys siitä, mikä on tarve ja miten järjestelmän toivoo toimivan, se varmasti auttaa prosessissa”, Jennie vinkkaa.
>> Tutustu varhaiskasvatuksen Wilman käyttöönoton yleisiin vaiheisiin
Varhaiskasvatuksen Wilmalla tieto kulkee sähköisesti arjessa mukana
BSS Daghemmet -päiväkodin arjessa ahkerassa käytössä ovat Wilma-viestinnän lisäksi Daycare-sovellus, sähköiset hoitoaikavaraukset sekä varhaiskasvatussuunnitelmat eli vasut. Wilman kautta hoituu myös varhaiskasvatuksen hakuprosessi, jolloin vanhemmat voivat itse täyttää sähköisen hakemuslomakkeen.
Kun asiakirjat löytyvät sähköisesti yhdestä sijainnista, aikaa ja paperia säästyy, ja tieto kulkee aina työntekijän matkassa Wilmassa. Esimerkiksi suunnittelutyö ei tällöin ole sidottuna tiettyyn paikkaan, jossa tarvittavat tiedot sijaitsevat.
“Arjen työssä helpottaa, kun vasut ovat järjestelmässä sähköisesti, ne saadaan vanhemmille näkyville ja he pääsevät kirjaamaan omat näkemyksensä. Ei tarvita papereiden siirtelyä, vaan kaikki löytyy kootusti samasta paikasta”, Jennie kertoo.
Wilman tuomana etuna Jennie mainitsee myös varhaiskasvatuksen ammattilaisten Daycare-mobiilisovelluksen, jonka kautta esimerkiksi lasten sisäänkirjaaminen onnistuu käytännöllisesti ilman vihkoja tai papereita.
“Daycare-sovellus mahdollistaa myös sen, että palvelusetelipäiväkotinä saamme Wilman kautta pidettyä kaikki päiväkodin varaukset samassa järjestelmässä, vaikka lapset olisivat eri kunnista”, hän avaa.
Päiväkodin arjessa Wilma on saanut henkilökunnalta positiivista palautetta ja samalla myös uusia kehityskohteita odotetaan innolla.
“Hyvin on mennyt ja nopeasti on istunut meidän arkeen tämä uudistus”, Jennie iloitsee.
Virhe! Tietoja ei voitu hakea. Yritä myöhemmin uudelleen.